REFERENZEN
Optimierung der SAP-Lizenzverwaltung bei Klingele
Die Klingele Gruppe mit Sitz in Remshalden bei Stuttgart gehört zu den fünf größten Herstellern von Wellpappenrohpapieren und Verpackungen aus Wellpappe in Deutschland. Das Familien-unternehmen Klingele wurde 1920 gegründet und verfügt heute über insgesamt 15 Standorte in Europa und Afrika. Rund 1.250 Mitarbeiter erwirtschafteten 2014 einen Umsatz von über 360 Millionen Euro.
Ausgangslage und Zielsetzung
Die Verwaltung der SAP-Lizenzen für die unterschiedlichen Benutzertypen erfolgte bislang manuell. Aufgrund der Tätigkeit des Nutzers wurde entschieden, welchen Berechtigungsumfang dieser in SAP erhalten soll und welcher Lizenztyp ihm dafür zugeordnet werden muss. Das stetig wachsende System machte die manuelle Verwaltung allerdings zunehmend unübersichtlicher und schwierig. Persönliches Wissen und Excel-Tabellen waren nicht mehr ausreichend, um eine korrekte Lizenzvergabe dauerhaft zu gewährleisten. „Deshalb haben wir nach einem Software-Tool gesucht, das uns dabei unterstützt“, berichtet Oliver Schiessl, Leiter IT bei Klingele. Das Unternehmen hat drei SAP-Systeme im Einsatz, die von circa 700 Anwendern genutzt werden. Der Aufwand, die Software License Compliance sicherzustellen, stieg damit stetig an.
Durch das manuelle Handling der Lizenzvergabe wurden bei Klingele erhebliche Mitarbeiterressourcen gebunden, um ein vertragskonformes Vorgehen bei der SAP-Lizenzvergabe zu gewährleisten. Allerdings hatte man Bedenken, diesen Zustand dauerhaft halten zu können. Das Ziel war es deshalb, den Lizenzvergabeprozess durch ein geeignetes Tool zu automatisieren. Das Tool sollte Klingele einen genauen Überblick über den Lizenzbestand verschaffen und den internen, administrativen Aufwand senken.
Realisierung
Durch einen direkten vertrieblichen Kontakt wurde Schiessl auf samQ aufmerksam. In einer 1-zu-1-Websession informierte er sich zunächst über den SAP-Lizenzmanager, bevor er sich im Juni 2015 für eine Testinstallation entschied. „Wir bieten unseren Kunden immer die Möglichkeit, samQ vor Ort im eigenen System zu testen. Nur so können sie sich selbst von der Funktionalität und dem Nutzen des Tools überzeugen“, erklärt Peter Rattey, verantwortlicher Projektleiter.
Die Installation bei Klingele erfolgte schnell und unkompliziert innerhalb eines Tages. Der Kunde erhielt zudem eine ausführliche Beratung zu den Customizing-Möglichkeiten der samQ-Software, damit er das Tool exakt an die eigenen unternehmensspezifischen Bedingungen anpassen konnte.
Nach der Einrichtung vom samQ testete Schiessl verschiedenste Lizenzkonstellationen, um zu sehen, wie das Tool dar-auf reagiert. Nach nur zwei Tagen war Schiessl überzeugt und hat samQ gekauft. Dabei konnte das Tool einfach weiter-geführt werden, ohne dass ein weiterer Aufwand zur Einrichtung nötig gewesen wäre.
Mit samQ bekam der Kunde ein Tool, mit dem er seine SAP-Lizenzen zentral verwalten und überwachen kann. Die Software prüft in periodischen Abständen die Aktivitäten der Benutzer über alle angeschlossenen SAP-Systeme hinweg. Auf Basis der ausgeführten Transaktionen weist samQ jedem Benutzer den richtigen Lizenztypen zu. Außerdem werden ungenutzte Lizenzen identifiziert und inaktive User deaktiviert. Und das alles vollautomatisch und auf Knopfdruck. Das Ergebnis: ein dauerhaft optimierter Lizenzbestand.
Um samQ aber auch wirklich optimal nutzen und das Beste aus dem Tool herausholen zu können, ließ sich Schiessl noch einmal in einer etwa dreistündigen Websession von Rattey schulen. Dazu sagt er: „Ich bin nicht nur von dem Tool begeistert, sondern auch von der kompetenten Unterstützung während der Installation und Einrichtung. Wir haben nicht nur ein erstklassiges Tool erhalten, sondern mit Herrn Rattey auch einen fachkundigen Berater, der sich wirklich tiefgründig mit der SAP-Lizenzierung beschäftigt. Für mich stimmt einfach das Gesamtpaket.“
Besonders hilfreich war samQ für Klingele bei der Klassifizierung der SAP Limited Professional User. Innerhalb kürzester Zeit konnten Rattey und Schiessl den Lizenztypen für das Unternehmen genau dokumentieren. Klingele konnte sich somit die Nachkaufrechte für den inzwischen eingestellten Limited Professional User sichern.
Dass der Kunde begeistert ist von der Zusammenarbeit mit VOQUZ zeigt sich auch darin, dass es bereits ein weiteres gemeinsames Projekt gegeben hat. Und Schiessl ist sich sicher, „dass wir auch in Zukunft immer wieder gern auf VOQUZ zukommen werden, wenn wir professionelle IT-Unterstützung benötigen.“
