REFERENZEN
MEDIAN – Transparentes Lizenzmanagement
Die MEDIAN Unternehmensgruppe ist eine in Deutschland ansässige Klinik-gruppe mit augenblicklich 120 Rehabilitationskliniken, Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen und insgesamt etwa 18.500 Betten. Der Unternehmensverbund beschäftigt etwa 15.000 Mitarbeiter in 13 Bundesländern mit dem Hauptsitz in Berlin.
Die Ausgangssituation:
Im Gesundheitswesen sind die Prioritäten ganz klar auf die Patienten und deren Wohlergehen gerichtet. Daneben zwingen die gesellschaftlichen Umstände permanent zu Optimierungen und neuen Anpassungen, damit die vorhandenen Gelder effektiv genutzt werden können. Der IT Bereich steht da oft nicht unbedingt im Vordergrund.
Das Lizenzmanagement musste oft mit Personalknappheit, immer neuen Vertragssituationen und häufigem Personalwechsel zurechtkommen.
Da wundert es nicht, dass irgendwann der Zeitpunkt erreicht war, wo kaum noch ein sinnvolles Durchdringen der Lizenzlage möglich war und somit stieg auch das Risiko eines unfriendly Audits durch die SAP, die Unterlizenzierungen gern mit hohen Nachzahlungen quittierten.
Der SAP IT Leiter Moritz Eifler fand dazu einen Lösungsansatz. Er wollte eine entsprechende Optimierungssoftware einzusetzen, um einerseits die nötige Transparenz herzustellen, Compliance schaffen und manuellen Arbeitsaufwand somit minimieren.
Für ein transparentes Lizenzmanagement braucht es entsprechende Software
Moritz Eifler und sein Team setzten sich zusammen und berieten, wie sie der augenblicklich unklaren Situation Herr werden können. Hierbei half die gute Vernetzung von Moritz Eifler in die SAP Community und seine jahrelangen Erfahrungen.
Ihm war bekannt, dass ein Lizenzoptimierungstool auf dem Markt war, welches von der VOQUZ Labs stammte und von vielen Partnern vertrieben und betreut wurde. Dieses Tool versprach, automatisch die vorhandenen Lizenzen compliant zu verteilen und gleichzeitig Auskunft darüber zu geben, ob Lizenzen zu viel oder auch zu wenig im eigenen Portfolio waren.
Da schon Kontakte zu der Firma SIVIS bestanden, die eine Software zu Berechtigungen, Rollen und Rollenkonzepte vertrieben und einer der dort angebotenen Manager der License Manager ist, sollte dieser getestet werden. Die SIVIS und die VOQUZ Labs arbeiten in der Softwareentwicklung eng zusammen und der License Manager der SIVIS ist exakt samQ, die Lizenzoptimierungssoftware der VOQUZ Labs.
Beeindruckende Geschwindigkeit – Installation, Test, Inbetriebnahme und Regelbetrieb
Ein PoC sollte Klarheit darüber bringen, ob das Tool hält was es versprach. Wenn ja, stand ein Kauf zur Diskussion.
samQ als Optimierungssoftware war bei den Median Kliniken schnell installiert und der erste transparente Blick auf die gegenwärtige Lizenzsituation schaffte sofort Erleichterung und Klarheit.
Die Ergebnisse waren so klar und die Funktionalität unterstützte die Tätigkeiten von Lizenzmanagement und SAP IT so imens, dass eine Deinstallation gar nicht mehr in Frage kam und der PoC vorzeitig beendet wurde.
Die Produktivsetzung erfogte umgehend und seitdem tut der samQ, der hier als „License Manager“ firmiert im Hintergrund automatisch seinen Dienst, hält die Lizenzlandschaft permanent transparent, compliant und meldet Gefahren, wenn sich solche ergeben.
Alle drei geplanten Ziele, Transparent, Compliance und Reduzierung des manuellen Arbeitsaufwandes waren in kürzester Zeit erreicht. Alles ohne zeitraubende kostspielige Projekte zur Umsetzung.
Digital Access – Neues Problem?
Jetzt, wo die Parameter der Lizenzverteilung transparent auf dem Tisch lagen, zeichnet sich die nächste Aufgabe ab. Digital Access, das neue Lizenzierungsthema der SAP war bis dato nicht behandelt worden. Wie auch, die anderen Lizenzprobleme banden ja jegliche Manpower und die Zeit war schlichtweg einfach nicht vorhanden gewesen.
Mit samQ waren hier aber drei klare Vorteile zu verzeichnen:
- samQ liefert bereits die Rohdaten zum Digital Access und ermittelt die erzeugten Dokumente automatisch.
- Es war entsprechende eigene Manpower frei geworden, um die Auswertung zu unterstützen.
- Die VOQUZ Labs Experten konnten mit ihrer langjährigen Erfahrung schnell und kompetent beratend zur Seite stehen.
Mit einem Mal wurden viele langjährig im Verborgenen gährenden Unklarheiten gelöst.
Zusammen mit den Lizenzberatern der VOQUZ Labs waren die kritischen Stellen schnell identifiziert. Mit den Daten konnte zusammen mit den Median Kliniken ein Strategiekonzept entwickelt werden, wie strategisch am besten auf die SAP in Bezug Digital Access zugegangen und verhandelt werden sollte.
Letztlich war die Kombination aus Software und kompetenter Beratung der Schlüssel für den Erfolg!
